Unabhängig von der Größe oder Branche Ihres Unternehmens ist die Bezahlung wahrscheinlich eine der wichtigsten Komponenten. Fakturierungssoftware schafft Transparenz und Bequemlichkeit sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden. Viele kleinere Unternehmen und Freiberufler wünschen sich jedoch eine kostenlose Option für die Erstellung von Rechnungen, da dies für sie ein Routineprozess ist. Für diejenigen, die ein Gleichgewicht zwischen Funktionen und Einschränkungen für ihren Anwendungsfall finden können, ist dies ein realistisches Ziel. Im Folgenden finden Sie einige der besten kostenlosen Rechnungsprogramme und für wen sie am besten geeignet sind.
Zoho Invoice – Beste Rechnungsstellung für Einzelpersonen
Für Freiberufler und andere Selbstständige bietet Zoho Invoice ein professionelles, ausgefeiltes Produkt. Es gibt zwei große Einschränkungen bei dieser Software. Die erste: Zoho Invoice ist nur für einen Benutzer kostenlos. Die zweite Einschränkung ist, dass Sie nur bis zu 5 Kunden Rechnungen ausstellen können.
Wenn Sie mit diesen Einschränkungen arbeiten können, erhalten Sie Zugang zu einer Vielzahl von Funktionen. Die Beschränkung auf 5 Kunden bedeutet nicht, dass Sie diese 5 Kunden nicht wieder in Rechnung stellen können. Sie werden in der Lage sein, wiederkehrende Rechnungen zu erstellen. Diese können automatisiert werden und verfügen über integrierte Erinnerungsfunktionen. Kostenvoranschläge können erstellt und in Rechnungen umgewandelt werden, sobald Sie dem Kunden Ihre Ware oder Dienstleistung zur Verfügung gestellt haben.
Mit diesem kostenlosen Dienst können Sie die Zeiterfassung verwalten, was nicht von allen kostenlosen Rechnungsprogrammen angeboten wird. Die Erfassung von Ausgaben ist ebenfalls möglich. Sie können eine Vielzahl von Zahlungsarten akzeptieren, darunter Bargeld, Kreditkarten, Schecks und ACH (Banküberweisung). Für diejenigen, die grenzüberschreitend arbeiten, werden Transaktionen in mehreren Währungen unterstützt.
Die Benutzer können ihren Kunden Rabatte und Rückerstattungen gewähren, falls Probleme auftreten. Sie können auch den Zahlungsstatus verfolgen und mit ihren Gutschriften festhalten, was die Kunden Ihnen schulden.
Die mobile Rechnungsstellung ist in dieser ausgefeilten Software stark vertreten. Android, Windows und iOS werden alle unterstützt. Das ist bei einem Anbieter der Größe von Zoho zu erwarten, ist aber dennoch für viele äußerst nützlich.
Die Verwendung eines Zoho-Produkts bedeutet eine fantastische Integration mit anderen Zoho-Diensten. Zoho Sign ist vor allem für die Rechnungsstellung relevant und wird von denjenigen gut unterstützt, die Unterschriften erfassen müssen. Verträge, auch solche mit einer Rechnungskomponente, lassen sich leichter verarbeiten. Zoho Sign hat eine sehr begrenzte kostenlose Version, ist aber für die meisten Anwendungsfälle kostenpflichtig.
Zoho ist eines der größeren Unternehmen auf dieser Liste, und das bietet dem Benutzer einige Vorteile in Bezug auf die Lebensqualität. Die Benutzeroberfläche von Zoho Invoice ist übersichtlich und einfach zu bedienen. Bei allen Transaktionen, die mit Geld zu tun haben, kann in einigen Branchen auch die Markenerkennung hilfreich sein. Diese Software lässt sich mit einer Vielzahl von CRM-Software (Customer Relationship Management) integrieren. Gsuite und Twilio werden ebenfalls unterstützt, ebenso wie viele Online-Zahlungsdienste. SSL-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen bei dieser Software für ein starkes Gefühl der Sicherheit.
Für wen ist Zoho Invoice geeignet?
Zoho bietet umfassende, ausgefeilte Funktionen für diejenigen, die mit den Einschränkungen des Umfangs arbeiten können. Für Freiberufler und Einzelpersonen, die immer wieder mit denselben Kunden zusammenarbeiten, ist dies wahrscheinlich die beste Wahl. Dazu könnten Schriftsteller und Subunternehmer gehören, die wiederholt für dieselben Kunden arbeiten.
Auch Personen mit begrenzten technischen Kenntnissen werden die Vorteile eines solchen etablierten Anbieters zu schätzen wissen. Sie können einen Grad an Perfektion und Benutzerfreundlichkeit erwarten, der bei anderen Anbietern auf dieser Liste vielleicht nicht gegeben ist.
Reliabills – Unbegrenzt, nur für die Rechnungsstellung
Reliabills verfügt über einen etwas einfacheren Funktionsumfang, macht dies aber durch weniger Einschränkungen wieder wett. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Rechnungen für eine unbegrenzte Anzahl von Kunden erstellen, mit einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern. Das ist bei kostenloser Fakturierungssoftware äußerst selten.
Der einzige große Nachteil dieses Dienstes ist, dass die kostenlose Version keine Funktionen zur Zahlungsannahme bietet. Die kostenpflichtige Version für $24,95 pro Monat bietet diese Funktion zwar an, aber für diesen Preis gibt es andere Optionen mit ausgefeilteren Funktionen.
Reliabills bietet für einen kostenlosen Dienst eine gute Verwaltung der Kundendaten. Die meisten Dienste enthalten Salden, Adressen und andere grundlegende Informationen. Dieses Tool bietet zusätzlich die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder zu erstellen, die je nach Bedarf manipuliert werden können.
Eine weitere herausragende Funktion ist der Massenimport, der bei vielen kostenlosen Tools nicht möglich ist. Das Kundenportal ermöglicht es den Kunden, ihre Informationen selbst zu verwalten. Dadurch wird die Transparenz weiter gefördert. Die Kunden fühlen sich stärker einbezogen und haben die Kontrolle über den Prozess.
Die Rechnungsstellung von Reliabills ist anpassbar und unterstützt wiederkehrende und Installationspläne. Kostenvoranschläge können erstellt und an Kunden zur Genehmigung gesendet werden. Unbegrenzt viele E-Mails werden unterstützt. Sobald der Kostenvoranschlag per Knopfdruck akzeptiert wurde, ist die Umwandlung in eine Rechnung einfach. Diese können mit einer Reihe von Rechnungsvorlagen erstellt und als PDF-Anhang versandt werden.
Allerdings gibt es insgesamt weniger Funktionen als etwa bei Zoho. Zeiterfassung und Spesenabrechnung werden nicht unterstützt. Das Fehlen jeglicher Form der Zahlungsakzeptanz ist der eigentliche Anreiz, der die Nutzer zu einem Upgrade bewegen soll. Also bestellen Sie nun Ihre Rechnungseingang Software.